견적서를 만들 때마다 과거 파일을 뒤지지 않으려면
거래처별 단가와 과거 견적, 원가를 한 화면에서 확인해 견적을 작성하는 방법. 할인 승인, 수정 이력, 고객용 견적서와 수주 연결까지 설명합니다.
핵심 정리
- 거래처·품목·수량을 선택하면 적용 가능한 가격과 과거 견적을 불러와 작성할 수 있는 화면을 설계합니다.
- 가격의 적용 기간과 수량 조건을 확인하고, 예외 할인은 정해진 담당자가 승인합니다.
- 고객에게 보낸 견적 버전과 수주 조건을 연결해 수정과 재입력을 줄입니다.
“이 거래처에 지난번 얼마로 견적을 냈죠?”
영업 담당자는 과거 견적서와 메일을 찾습니다. 같은 품목이라도 수량과 사양이 다르고, 원자재 가격이나 운송 조건도 바뀌었습니다. 파일을 복사해 고치다가 이전 거래처 이름이나 유효기간을 그대로 보내기도 합니다.
거래처와 품목을 선택했을 때 적용할 가격, 확인할 조건, 승인받을 내용을 함께 보여주는 견적 작성 화면을 만들 수 있습니다. 담당자는 근거를 보면서 가격을 정하고, 고객용 문서는 입력한 내용으로 생성합니다.
아래는 반복 판매하는 제조 부품의 견적 업무를 가정한 설계입니다. 주문 제작이나 개발비가 포함된 견적은 원가와 기술 검토 항목을 추가해야 합니다.
견적 작성 화면에서 어떤 정보를 불러오나요?
새 견적을 만들 때 거래처와 담당자, 품목·사양·수량을 선택합니다. 시스템은 회사가 관리하는 가격 자료를 찾아 보여줍니다. 자료마다 의미가 다르므로 어떤 가격인지 표시해야 합니다.
| 화면에 가져올 자료 | 함께 보여줄 조건 |
|---|---|
| 거래처 계약 단가 | 적용 기간, 통화, 수량 구간과 사양 |
| 과거 견적 | 발송일, 제안 수량, 고객 수락 여부와 버전 |
| 최근 수주 단가 | 실제 주문 수량, 납품·결제 조건 |
| 원가 자료 | 산정 시점, 포함한 비용과 확인 담당자 |
| 표준 판매 단가 | 개정일, 예외 적용 기준 |
과거에 보낸 금액을 찾았다고 바로 적용하지는 않습니다. 그 견적이 수락됐는지, 단가를 적용할 조건이 지금도 맞는지 확인합니다. 가격 자료가 오래됐다면 갱신할 담당자를 표시하고, 확인 전 발송을 허용할지도 정합니다.
단가와 승인 상태를 한곳에서 확인합니다
센서 A 100개를 요청받았다고 가정해보겠습니다. 적용 가능한 계약 단가는 개당 12,000원이고, 영업 담당자는 개당 11,400원을 제안하려고 합니다. 이 회사는 계약 단가 변경에 승인이 필요하다고 정했습니다.
- 계약 단가
- 12,000원
- 제안 단가
- 11,400원
- 제안 금액
- 114만원
화면에서 계산한 총액에는 수량, 단가, 할인, 부대비용을 반영합니다. 세금 포함 여부, 통화, 소수점 처리와 반올림 기준도 정해야 엑셀과 시스템의 금액이 달라지는 혼선을 줄일 수 있습니다.
주문 제작품은 도면·사양 버전, 재료비, 가공비, 외주비, 초도 비용을 연결하는 방식도 가능합니다. 이때 원가 산정에 필요한 자료가 준비됐는지부터 확인합니다. 근거가 없는 가격을 AI가 확정하는 방식은 쓰지 않습니다.
반복 계산과 문서 생성은 자동화하고, 가격 예외는 승인합니다
자동화할 작업을 구체적으로 나누면 견적의 범위를 정하기 쉽습니다.
- 자료 불러오기: 거래처 주소, 담당자, 품목명·규격과 유효한 단가를 채웁니다.
- 금액 계산: 수량 구간, 할인 규칙과 비용 항목에 따라 계산합니다.
- 조건 검사: 유효기간이 지난 단가, 빠진 사양, 승인 없는 할인을 표시합니다.
- 문서 생성: 확정한 항목으로 회사 양식의 PDF나 엑셀을 만듭니다.
- 후속 업무: 발송한 견적에 다음 연락일과 담당자를 연결합니다.
할인율이나 수익성 기준을 벗어나면 권한을 가진 사람이 승인하도록 설계합니다. 승인 후 수량·사양·단가를 고쳤다면 기존 승인을 그대로 유지할지, 다시 요청할지 항목별로 정합니다.
문서 자동 생성과 자동 발송도 별개로 정합니다. 처음에는 담당자가 수신자와 첨부 문서를 확인한 뒤 발송하고, 조건이 명확한 반복 견적부터 자동 발송을 검토할 수 있습니다.
수정 견적이 여러 개여도 고객에게 보낸 조건을 찾을 수 있어야 합니다
견적 Q-021을 세 번 고쳤다면 각 버전의 가격과 수량, 변경 사유를 남깁니다. 작성 중인 최신 버전과 고객에게 마지막으로 보낸 버전을 구분합니다. 초안을 수정했다는 이유로 이미 보낸 문서의 내용까지 바뀌면 안 됩니다.
고객이 이전 견적을 기준으로 주문하면 어떤 조건을 수락했는지 확인합니다. 유효기간이 지났거나 사양이 달라졌다면 다시 협의할 항목을 표시합니다. 수락한 견적의 품목·수량·단가를 주문으로 가져오고, 실제 납품 일정은 별도로 검토합니다.
대표가 확인할 목록에는 작성 중, 승인 대기, 발송 완료, 고객 검토, 수주 전환 등을 표시할 수 있습니다. 발송 완료가 고객의 수락을 뜻하지 않도록 단계의 기준을 합의합니다.
기존 엑셀 양식과 ERP를 계속 쓸 수 있나요?
회사에서 쓰는 견적서 양식이 있다면 문서 출력에 반영할 수 있습니다. 품목과 가격을 입력하는 방식은 정리하되, 고객이 받는 문서 형태는 유지하는 접근입니다. 거래처마다 양식이 다르면 지원할 양식과 관리 담당자를 정합니다.
ERP에 계약 단가나 거래처 정보가 있다면 연결 가능 여부를 확인합니다. API는 다른 시스템이 데이터를 읽거나 등록할 수 있도록 서비스가 지원하는 연결 기능입니다. API가 없으면 허용된 파일 내보내기·가져오기를 검토하고, 가격 자료의 마지막 반영 시각을 표시합니다.
원가와 할인 한도는 열람 권한을 제한할 수 있어야 합니다. 영업 담당자, 승인자, 관리자와 고객에게 보여줄 정보를 나눕니다. 문서를 내려받거나 발송할 때도 같은 공개 기준을 적용합니다.
무엇을 준비하면 첫 견적 화면을 만들 수 있나요?
최근 견적서와 단가표, 실제로 수정하거나 할인 승인한 건을 준비하면 시작할 수 있습니다. 다음 자료를 함께 살펴봅니다.
- 자주 쓰는 견적서 양식과 거래처·품목 목록
- 계약 단가의 적용 기간, 수량 구간과 단위
- 할인·운송비·초도 비용을 정하는 규칙
- 누가 어떤 조건을 승인하는지
- 견적 수락 후 주문을 등록하는 위치와 방법
첫 범위는 반복 품목의 견적 작성·승인·문서 생성으로 정할 수 있습니다. 복잡한 원가 산정이나 메일 자동 발송은 필요한 데이터와 연결 조건을 확인해 추가합니다.
검수할 때는 정상 견적 외에 만료된 단가, 다른 수량 구간, 승인 후 금액 변경, 이전 버전으로 들어온 주문을 시험합니다. 실제 견적서와 계산 결과를 대조하고 내부 원가가 고객 문서에 나오지 않는지도 확인합니다. 도입 전후에는 견적 한 건의 작성 시간, 가격 재확인 횟수와 문서 수정 사유를 비교할 수 있습니다.
자주 묻는 질문
품목마다 계산 방식이 다르면 만들 수 있나요?
품목군별로 계산 규칙과 필요한 입력값을 정합니다. 계산 기준이 자주 바뀌거나 담당자의 판단에 의존한다면, 사람이 산정한 값을 입력하고 근거·승인을 남기는 범위부터 시작할 수 있습니다.
견적을 자동으로 만들면 잘못된 가격을 그대로 보내지 않을까요?
가격의 출처와 적용 조건을 검사하고, 예외는 발송 전에 확인하도록 설계합니다. 테스트에는 오래된 단가와 누락된 비용도 포함합니다. 실제 발송 권한은 검수한 업무 범위에 맞춰 부여합니다.
견적 프로그램이 이미 있어도 새로 만들어야 하나요?
현재 프로그램에서 단가 조회·승인·수주 연결을 지원하는지 먼저 확인합니다. 앞선시스템즈는 남아 있는 파일 검색과 재입력 업무를 살펴보고, 기존 기능 설정이나 연동으로 해결할 수 있는 범위부터 검토합니다.
프로젝트 상담에 견적을 만들 때 찾는 파일과 승인받는 조건을 알려주세요. 어떤 자료를 한 화면에 연결할지 함께 정합니다.