기존 ERP와 새 업무 시스템, 어떻게 연결하나요?

ERP에 발주와 입고를 기록하고 있어도 영업 담당자는 납기를 답하기 위해 구매 담당자에게 다시 물어볼 수 있습니다. 이때 필요한 결과물은 담당자가 주문을 열면 관련 자재의 발주·입고 현황을 확인할 수 있는 화면일 수 있습니다.

이를 만들려면 필요한 정보를 어디에서 가져오고 누가 수정할지 정해야 합니다. 아래는 ERP의 발주·입고 정보를 새 납기 검토 화면에서 조회하는 구축 예시입니다.

화면에 필요한 정보부터 적습니다

처음부터 ERP의 모든 데이터를 가져올 필요는 없습니다. 납기를 검토하는 데 필요한 항목과 해당 정보를 관리하는 위치를 적습니다.

ERP에 없는 입고 예정일을 새 화면에 보여주려면 누군가 입력하거나 다른 자료에서 가져와야 합니다. 공급사가 일정을 바꿨을 때 갱신할 담당자도 필요합니다. 연동만으로 회사가 기록하지 않는 정보까지 생기지는 않습니다.

ERP 공급사에 확인할 질문은 구체적이어야 합니다

API는 외부 프로그램이 정해진 방식으로 ERP의 정보를 조회하거나 등록하도록 연결하는 기능입니다. 사용할 수 있는 기능과 권한은 공급사에 확인해야 합니다.

사용 중인 제품명과 버전, 클라우드형인지 사내 설치형인지부터 확인합니다. 이어서 다음 내용을 공급사나 ERP 운영 담당자에게 문의합니다.

• 품목·발주·입고 정보를 조회할 API나 허용된 데이터 접근 방법이 있는가?
• 사용할 수 있는 항목과 조회 조건은 무엇인가?
• 시험할 환경과 계정을 받을 수 있는가?
• 별도 이용료, 호출 제한, 접근 허용 절차가 있는가?
• 신규 등록·수정도 허용하는가? 관련 문서와 지원 범위는 어디까지인가?

고객이 연동 가능 여부를 모두 알아낸 뒤 상담할 필요는 없습니다. 현재 사용 환경과 공급사 연락 창구를 알려주시면, 앞선시스템즈가 개발 범위를 판단하는 데 필요한 확인 항목을 정리합니다.

접근 조건에 맞춰 연결 방식을 정합니다

API를 사용할 수 있다면 허용된 기능으로 필요한 정보를 주고받는 방식을 검토합니다. 데이터베이스 조회는 공급사가 허용하는 범위와 계정 권한을 확인한 뒤 검토합니다. 테이블에 직접 값을 쓰는 작업은 업무 검증 규칙을 건너뛸 수 있으므로 별도로 신중하게 판단해야 합니다.

자동 연동이 어렵다면 ERP에서 내려받은 엑셀·CSV를 가져오는 방식으로 시작할 수 있습니다. 파일 추출과 업로드는 담당자가 맡습니다. 새 시스템에는 업로드 시각, 적용한 자료의 기준일, 처리 결과를 표시합니다.

어떤 방식이든 ‘실시간 연동’이라는 표현만으로 범위를 정하지 않습니다. 업무상 필요한 갱신 주기와 실제 가능한 주기를 확인합니다. 연결이 끊겼을 때는 마지막 정상 갱신 시각을 보여주고 최신 정보가 아님을 알릴 수 있어야 합니다.

같은 값을 수정할 곳을 정합니다

ERP와 새 시스템에서 동일한 입고 수량을 각각 고칠 수 있다면 어떤 값을 믿어야 할까요? 항목별로 기준을 정하면 이런 혼선을 줄일 수 있습니다.

예를 들어 입고 처리는 계속 ERP에서 하고, 새 화면에서는 입고 수량을 조회하도록 설계합니다. 새 시스템에서만 관리할 출하 계획은 그 화면에서 수정하고 담당자와 변경 이력을 남깁니다.

양방향 수정이 꼭 필요하다면 어느 쪽 변경을 우선할지, 동시에 수정하면 누가 확인할지까지 정해야 합니다. 연결 실패 후 재전송했을 때 같은 기록을 두 번 만들지 않는지도 검수에 포함합니다.

부분 입고와 취소를 어떻게 반영할지 확인합니다

발주 100개 중 60개를 입고한 상황을 가정해보겠습니다. 새 화면에는 발주 수량 100개, 입고 수량 60개, 미입고 수량 40개를 표시할 수 있습니다. 이후 남은 40개를 취소했다면 단순히 ‘발주 수량 − 입고 수량’만 계산해서는 열린 발주를 올바르게 구분할 수 없습니다.

취소 수량과 완료 상태를 어떤 항목에서 읽을지, 입고를 취소하거나 반품했을 때 수량을 어떻게 처리할지 확인해야 합니다. 주문·발주 번호와 개별 품목 행을 구분할 기준이 필요합니다. 같은 품목이라도 납품일이나 조건이 다르면 별도 발주 행으로 관리해야 할 수 있습니다.

이처럼 연동은 값을 복사하는 작업에 더해 양쪽 시스템에서 같은 업무 상태를 뜻하도록 항목과 규칙을 맞추는 작업을 포함합니다. 실제로 사용하는 취소·반품·부분 처리 사례를 개발 초기에 알려주면 이 범위를 정하는 데 도움이 됩니다.

담당자가 볼 화면과 운영 문서도 결과물에 포함합니다

업무 화면에는 필요한 값과 마지막 갱신 시각을 표시합니다. 별도 관리 화면이나 기록에는 실패한 작업, 재처리 여부, 마지막 성공 시각 등을 남기는 범위를 정할 수 있습니다. 직원 모두에게 기술 오류를 보여줄 필요는 없으며 업무 담당자와 운영 담당자가 확인할 내용을 구분합니다.

인계할 문서에는 다음 내용을 명시하는 것이 좋습니다.

연동 계정의 비밀번호나 키는 일반 운영 문서에 그대로 적지 않습니다. 고객이 관리할 안전한 보관 위치와 접근 권한을 따로 정합니다.

연동 결과는 업무 한 건으로 검수합니다

‘연결 성공’만으로 검수를 끝내지 않습니다. 시험용 발주 한 건을 기준으로 값을 바꿔가며 확인합니다.

1. ERP에서 발주를 만들었을 때 새 화면에 약속한 시간 안에 나타나는지 확인합니다.
2. 일부 수량만 입고했을 때 미입고 수량을 올바르게 표시하는지 확인합니다.
3. 취소·반품 등 합의한 예외를 처리했을 때 결과를 비교합니다.
4. 연결을 사용할 수 없는 상황에서 담당자가 실패를 알아차릴 수 있는지 확인합니다.
5. 복구 후 빠진 기록과 중복 기록 없이 다시 반영하는지 확인합니다.

구축 범위에는 업무 화면, 항목 연결표, 권한 설정, 오류 확인과 재처리 절차를 명시합니다. ERP를 변경하거나 업데이트할 때 누가 연결 상태를 확인할지도 운영관리 범위에서 정합니다.

ERP·파일 연동 안내에서 기존 시스템을 활용하는 범위를 살펴볼 수 있습니다.

ERP 연동에 관해 자주 묻는 질문

ERP 업체가 API를 지원하지 않으면 개발할 수 없나요?

파일 내보내기·가져오기 등 허용된 방법을 확인할 수 있습니다. 파일을 만들 담당자와 업로드 시점을 정해야 합니다. 직접 연결을 전제로 약속하기 전에 공급사의 지원 범위와 접근 정책을 확인합니다.

연동하면 ERP 사용료를 안 내도 되나요?

기존 ERP의 계약과 이용료는 별개입니다. 새 화면을 개발했다고 ERP 계약이 바뀌지는 않습니다. 추가 API 요금이나 연동 옵션 비용이 있는지도 공급사에 확인해야 합니다. 개발비, ERP 비용, 새 시스템의 서버·운영 비용을 구분해서 검토합니다.

실시간으로 연결해야 하나요?

업무에서 허용할 수 있는 정보 지연을 먼저 정합니다. 출하 승인 직전 재고를 확인하는 업무와 하루 한 번 실적을 집계하는 업무는 갱신 요구가 다를 수 있습니다. 필요한 시점과 공급사가 허용하는 조회 방식에 맞춰 주기를 정합니다.

기존 ERP를 나중에 바꾸면 새 시스템도 다시 만들어야 하나요?

새 ERP의 코드와 데이터 구조, 제공하는 기능에 따라 연결 부분과 업무 규칙을 수정해야 할 수 있습니다. 화면 전체를 유지할 수 있는지도 변경 범위에 따라 판단합니다. 항목 연결표와 업무 규칙을 문서로 남겨두면 전환 시 무엇을 바꿔야 하는지 확인하기 쉽습니다.

프로젝트 상담에 사용 중인 ERP 이름과 연결하려는 업무를 알려주세요. 필요한 정보를 어디에서 가져올 수 있는지부터 확인합니다.