첫 업무 시스템, 주문 현황 관리부터 만든다면

“주문이 어디까지 진행됐는지 한곳에서 보고 싶습니다.” 이 요청으로 개발을 시작한다면 무엇을 먼저 만들까요?

주문 등록부터 납기 검토, 출하 완료까지를 첫 범위로 정해볼 수 있습니다. 영업 담당자가 주문을 열고 현재 상태와 다음에 할 일을 확인하는 것을 목표로 삼습니다. 아래 내용은 첫 범위를 정하는 예시이며, 회사별 업무와 연동 조건에 따라 포함할 기능을 조정합니다.

시작과 끝, 사용할 사람을 정합니다

시작은 영업 담당자의 주문 등록, 끝은 출하 담당자의 처리 완료로 정합니다. 그 사이에서 구매·생산 담당자가 어떤 정보를 확인하거나 기록해야 하는지 살펴봅니다.

담당자가 많아도 모두에게 같은 수정 권한을 줄 필요는 없습니다. 예를 들어 영업은 고객 요청일을 기록하고, 생산 담당자는 검토한 일정을 남기고, 출하 담당자는 실제 출하 수량을 입력하도록 나눌 수 있습니다. 대표는 전체 주문과 지연 사유를 조회합니다.

계정을 몇 개 만들지와 함께 누가 어떤 상태를 바꿀 수 있는지를 정해야 실제 업무를 진행할 수 있습니다.

필요한 화면을 업무 순서에 맞춰 만듭니다

처음부터 많은 통계 화면을 만드는 것은 범위를 넓힐 수 있습니다. 우선 주문을 끝까지 처리하는 데 필요한 화면을 정하고, 목록에서 검토 대기나 지연 주문을 구분하도록 설계할 수 있습니다.

부분 출하가 자주 있다면 이를 첫 범위에 넣어야 합니다. 주문 수량이 100개인데 60개만 출하했다면 주문 전체를 완료로 바꾸지 않고 남은 40개를 확인할 수 있어야 합니다.

주문 한 건을 열었을 때 볼 정보 화면 구성 예시

주문 SO-001잔량 납기 검토 대기

주문 수량

100개

출하 수량

60개

남은 수량

40개

다음에 할 일생산 담당자가 잔량 40개의 일정을 확인하고 출하 계획을 기록합니다.

이번에 만들 기능과 이후 기능을 구분합니다

예를 들어 ERP 연동 조건을 아직 확인하지 못했다면 첫 버전은 합의한 양식으로 주문을 가져오고, 담당자가 확인한 납기 계획을 기록하는 범위로 잡을 수 있습니다. 이 예시에서 자재 소요량 자동 계산과 생산 일정 최적화는 추가로 범위를 검토할 기능입니다.

첫 범위는 회사가 먼저 해결할 업무에 맞춰 바꿉니다. 자재 부족 확인이 가장 필요하다면 BOM과 가용재고 확인을 첫 범위에 넣고 다른 기능을 줄일 수 있습니다. BOM·구매 업무처럼 먼저 해결할 업무에 따라 출발점을 정합니다.

완료 기준은 직접 실행할 수 있는 문장으로 적습니다

‘주문 관리 기능 개발 완료’만으로는 검수하기 어렵습니다. 다음처럼 입력과 결과를 함께 적으면 고객과 개발자가 같은 내용을 확인할 수 있습니다.

• 영업 담당자가 필수 항목을 입력하면 주문 번호를 생성하고 목록에 표시한다.
• 권한이 없는 사용자가 출하 계획 변경을 시도하면 저장을 허용하지 않는다.
• 담당자가 출하 계획을 바꾸면 이전 값, 변경자와 변경 시각을 기록한다.
• 100개 주문에서 60개를 출하 처리하면 잔량 40개를 표시한다.
• 요청일을 넘긴 미완료 주문을 목록에서 찾아볼 수 있다.

검수용 주문에는 정상 처리 건과 함께 취소, 수량 변경, 부분 출하 등 실제로 자주 겪는 예외를 포함합니다. 고객은 업무상 맞는 결과인지 확인하고, 앞선시스템즈는 합의한 동작과 권한을 구현했는지 확인합니다.

고객 요청과 회사 계획을 따로 관리합니다

주문 화면에 날짜 칸이 하나만 있으면 그 날짜가 고객 요청인지 내부 계획인지 알기 어렵습니다. 예를 들어 고객은 20일 출하를 요청했지만 생산 담당자는 22일이 가능하다고 확인했다면 두 날짜를 함께 표시하고, 차이가 있는 주문을 구분할 수 있어야 합니다.

일정을 바꿀 때는 변경 사유와 다음에 확인할 담당자를 남깁니다. 고객에게 안내까지 마쳤는지를 기록할 필요가 있다면 별도 상태로 정합니다. ‘계획 수정’과 ‘고객 안내 완료’를 하나의 처리로 묶으면 실제 연락을 빠뜨릴 수 있습니다.

앞선시스템즈는 상담에서 이런 상태의 의미를 확인하고, 실제 사용할 항목과 변경 절차를 설계합니다. 각 단계에서 어떤 일을 마쳐야 다음 단계로 넘어갈 수 있는지도 정합니다.

첫 견적에서 확인할 다섯 가지

1. 지원할 업무: 정상 처리와 함께 취소·부분 출하 등 어떤 예외까지 포함하는지 확인합니다.
2. 연동·이관: 기존 주문을 얼마나 옮기고 ERP에서 어떤 항목을 가져오는지 확인합니다.
3. 사용 환경: 사내 PC, 외부 접속, 모바일에서 처리할 업무를 정합니다.
4. 검수와 인계: 고객이 확인할 시나리오, 소스코드와 계정·운영 문서의 범위를 확인합니다.
5. 계속 발생할 비용: 서버, 외부 서비스, 운영관리 지원의 비용과 담당 범위를 구분합니다.

맞춤 개발한 소스코드는 고객이 소유합니다. 구체적인 소유 범위와 시점, 사전 보유 코드·오픈소스·외부 서비스의 조건은 계약에서 정합니다. 내부에서 운영관리할 계획이라면 담당자가 사용할 배포·백업·복구 절차도 인계 범위에 포함하는지 확인합니다.

일정에는 고객이 확인할 시간도 포함합니다

첫 구축은 합의한 작은 업무 범위를 기준으로 2~4주를 목표로 잡습니다. 필요한 자료와 연동 권한을 확보했는지, 실무자가 화면을 확인할 수 있는 일정은 언제인지에 따라 실제 계획이 달라집니다.

고객 측에서는 업무 기준을 정할 담당자와 실제 사용할 담당자를 정해두면 좋습니다. 화면을 확인할 때 의견이 다르면 누가 결정할지도 함께 정합니다. 개발 중 새 요청이 생기면 기존 범위와 일정에 미치는 영향을 확인한 뒤 반영 여부를 결정합니다.

첫 버전을 사용한 뒤에는 주문 상태를 확인하는 시간, 담당자에게 다시 묻는 횟수, 빠뜨린 처리 건 등을 관찰할 수 있습니다. 이 기록과 실무자의 의견을 바탕으로 다음 구축 범위를 정합니다.

수주·납기 데모를 열어 주문을 선택하고 계획을 바꿔보세요. 상담에서는 그 화면을 기준으로 우리 회사에 필요한 항목과 절차를 짚어볼 수 있습니다.

첫 업무 시스템 구축에 관해 자주 묻는 질문

대시보드부터 만들면 안 되나요?

가능합니다. 다만 대시보드에 표시할 데이터가 어디에서 언제 들어오는지 확인해야 합니다. 주문 상태를 아무도 갱신하지 않는 상황이라면 입력·변경 절차도 함께 만들어야 최신 현황을 볼 수 있습니다. 이미 신뢰할 만한 데이터가 있다면 조회 중심으로 첫 범위를 정할 수 있습니다.

엑셀 화면을 그대로 웹에 옮기면 되나요?

실무자가 익숙한 항목과 배치는 참고할 수 있습니다. 다만 엑셀의 색상, 메모, 수식이 뜻하는 업무 규칙을 확인해야 합니다. 여러 사람이 동시에 수정할 때의 권한과 변경 이력, 잘못 입력했을 때의 처리도 웹 시스템의 범위에 포함합니다.

2~4주 안에 어느 정도까지 만들 수 있나요?

화면 수만으로 답하기 어렵습니다. 같은 주문 목록이라도 파일로 입력하는지, 외부 ERP와 양방향으로 연결하는지에 따라 작업이 달라집니다. 실제 업무 한 건과 자료·권한·예외를 확인하고, 그 기간을 목표로 할 첫 범위를 제안합니다. 회사 전체 업무의 구축 기간을 뜻하지 않습니다.

사용하면서 추가 기능을 요청할 수 있나요?

추가 요청은 기존 기능과 데이터에 미치는 영향을 확인한 뒤 범위·일정·비용을 협의합니다. 합의한 기능이 제대로 동작하지 않는 문제와 새 기능 요청은 구분합니다. 검수 기준을 미리 적어두면 이 구분을 확인하기 쉽습니다.

프로젝트 상담에서는 가장 먼저 한 화면에서 확인하고 싶은 업무와 현재 관리 방법을 알려주세요. 필요한 화면과 첫 완료 기준을 함께 정합니다.