직원에게 주문 현황은 공유하고, 원가·마진은 숨길 수 있나요?
생산 담당자에게 품목·수량·납기는 공유하고 원가·마진은 지정된 사람만 확인하도록 구성할 수 있습니다. 역할별 화면 예시와 엑셀 다운로드·첨부파일에서 확인할 점을 설명합니다.
핵심 정리
- 같은 주문에서도 역할에 따라 보여줄 항목과 조회할 주문 범위를 다르게 정할 수 있습니다.
- 원가·마진의 접근 기준은 화면뿐 아니라 검색, 다운로드, 첨부파일과 집계에도 적용해야 합니다.
- 현재 쓰는 주문표에서 공유할 항목과 제한할 항목을 표시하면 첫 구축 범위를 검토할 수 있습니다.
같은 주문에서도 역할에 따라 보여줄 항목을 정할 수 있습니다
가능합니다. 생산 담당자에게는 품목·수량·납기를 보여주고, 매입 단가와 마진은 지정된 담당자만 확인하도록 구성할 수 있습니다. 주문 자료를 한곳에서 관리하면서 각자 맡은 업무에 필요한 정보를 조회하는 방식입니다.
다만 원가 열을 화면에서 가리는 것과 함께, 그 정보를 전달하는 모든 경로에 같은 접근 기준을 적용해야 합니다. 엑셀 다운로드나 첨부된 견적서에 금액이 그대로 남아 있으면 화면을 나눈 목적을 달성하기 어렵습니다.
아래는 별도 주문 관리 화면을 구축하는 가상 예시입니다. 기존 ERP 자체에서 가능한 설정 범위는 해당 제품의 기능과 계약 조건을 확인해야 합니다.
생산·영업·경영 담당자가 보는 주문을 나눠봅니다
한 주문을 여러 담당자가 함께 확인하되, 다음과 같이 보이는 내용을 다르게 정할 수 있습니다.
| 역할 | 보여줄 정보의 예 | 제한할 정보의 예 |
|---|---|---|
| 생산 담당자 | 배정된 작업의 품목·수량·납기·작업 상태 | 판매 단가·매입 단가·마진 |
| 영업 담당자 | 담당 거래처의 주문·판매 금액·출하 상태 | 매입 단가·원가 내역·마진 |
| 구매 담당자 | 담당 발주의 자재·구매 수량·매입 단가 | 판매 단가·주문별 마진 |
| 경영 담당자 | 합의한 범위의 주문 금액·원가·마진 | 별도로 제한하기로 한 자료 |
실제 구분은 회사의 업무 분장에 맞춰 정합니다. 영업 담당자가 마진을 확인하며 견적을 작성해야 한다면 해당 업무에 필요한 범위를 허용할 수 있습니다.
어떤 주문을 볼 수 있는지와 그 주문의 어떤 항목을 볼 수 있는지는 따로 정합니다. 생산 담당자가 전체 생산 일정은 보되 금액은 보지 못하게 할 수도 있고, 영업 담당자가 자기 거래처의 주문만 조회하게 할 수도 있습니다.
조회와 수정 범위도 구분합니다. 생산 담당자가 주문 수량을 확인하면서 작업 진행 상태만 수정하도록 정하면 주문 원본과 현장 기록을 함께 관리할 수 있습니다.
엑셀 다운로드에도 같은 기준이 적용돼야 합니다
화면에서는 금액이 보이지 않는데 ‘엑셀 내려받기’를 누르면 전체 열이 나오는 구조는 피해야 합니다. 생산 담당자의 다운로드 파일에는 허용한 품목·수량·납기·작업 상태만 포함하도록 정합니다.
인쇄 화면, PDF 출력, 검색 결과, 알림에도 같은 기준을 적용합니다. 예를 들어 알림에 주문 전체 내용을 붙여 보내는 대신 수신자가 확인할 수 있는 정보와 주문 링크만 전달하는 방식으로 구성할 수 있습니다.
계정의 권한을 회수해도 이미 내려받은 파일이나 출력물까지 회수되지는 않습니다. 파일이 필요한 업무인지 확인하고, 조회와 다운로드를 각각 허용할지 결정하세요.
견적서와 합계에서도 원가를 확인할 수 있는지 살펴봅니다
원가·마진 열을 제한할 때는 관련 자료도 함께 봐야 합니다.
- 첨부파일: 작업 지시서에 공급사 견적서가 함께 첨부돼 있다면 파일별 열람 범위를 나눕니다. 생산에 필요한 도면과 사양서는 별도로 제공할 수 있습니다.
- 메모와 변경 이력: 자유롭게 적은 메모나 이전 값에 단가가 남을 수 있습니다. 가격 협의 기록을 남길 위치와 열람할 사람을 정합니다.
- 합계와 보고서: 단가를 숨겨도 총매입액과 수량이 보이면 단가를 계산할 수 있습니다. 집계 화면과 보고서의 표시 항목도 함께 검토합니다.
공용 메모에 민감한 금액을 적는 문제는 항목별 권한만으로 해결되지 않습니다. 실무자가 어디에 어떤 내용을 기록해야 하는지 알 수 있도록 입력 위치와 운영 기준을 함께 정해야 합니다.
기존 ERP를 유지하면서 별도 화면을 만들 수도 있습니다
ERP에서 허용된 방식으로 주문 정보를 가져와, 역할에 맞는 별도 업무 화면을 구성하는 방법을 검토할 수 있습니다. 어떤 항목을 가져올 수 있는지, API나 파일로 연결할 수 있는지, 갱신 주기와 추가 비용은 사전에 확인합니다.
별도 화면의 제한과 기존 ERP 계정의 권한은 각각 관리해야 합니다. 직원이 ERP나 공유 폴더에서 원가 자료를 계속 열 수 있다면 새 화면의 권한 설정만으로 그 접근을 제한할 수는 없습니다.
별도 시스템에서도 제한된 금액이 해당 사용자의 브라우저에 전달되지 않도록 서버에서 권한을 확인해야 합니다. 화면에 표시하지 않는 값까지 모두 내려보내는 방식은 피합니다. 구현과 검수에는 이 확인 범위를 포함합니다.
검수할 때는 같은 주문을 서로 다른 계정으로 열어봅니다
시험용 주문에 판매 금액, 매입 단가, 원가와 마진을 넣고 역할별 계정으로 확인합니다.
| 확인할 상황 | 기대하는 결과 |
|---|---|
| 생산 담당자가 주문 상세를 열기 | 품목·수량·납기는 보이고 제한된 금액은 제공되지 않음 |
| 같은 주문을 엑셀·PDF로 내보내기 | 파일에도 허용된 항목만 포함됨 |
| 제한된 견적서의 주소로 직접 접속 | 파일 열람이 차단됨 |
| 주문을 검색하거나 집계 화면 열기 | 결과·합계·미리보기에 제한된 정보가 노출되지 않음 |
| 담당 범위 밖의 주문 주소로 접속 | 합의한 주문 조회 범위가 적용됨 |
| 로그인 중 원가 조회 권한 회수 | 이후 조회·다운로드 요청에 변경된 권한이 적용됨 |
반대로 업무에 필요한 정보가 빠지지 않는지도 확인합니다. 생산 담당자가 금액을 볼 수 없더라도 도면과 사양을 확인하고 작업 상태를 기록할 수 있어야 합니다.
현재 주문표에 공유할 항목과 제한할 항목을 표시해주세요
첫 범위를 검토할 때는 현재 사용하는 주문표 한 장에서 시작할 수 있습니다. 고객명과 실제 거래 금액은 가상 값으로 바꾸고, 열 이름과 자료가 연결되는 구조는 남겨두세요.
준비할 내용은 다음 세 가지입니다.
- 누가 사용할지: 생산·영업·구매 등 역할과 한 사람이 여러 업무를 맡는 경우
- 무엇을 볼지: 역할별로 필요한 주문 범위, 표시할 항목과 제한할 항목
- 어디로 내보낼지: 엑셀·PDF·인쇄·알림·첨부파일 사용 여부
앞선시스템즈는 이 자료를 바탕으로 역할별 화면과 다운로드 범위, 연동 조건과 검수 기준을 정합니다. 프로젝트 상담에 함께 보고 싶은 주문 정보와 접근을 제한하고 싶은 항목을 알려주세요.