ERP와 별도로 쓰는 납기 엑셀, 중복 입력을 줄이려면
ERP의 주문 정보를 가져오고 납기 확인에 필요한 기록을 연결하는 방법을 설명합니다. API·파일 연동 조건, 실무자의 업무 변화, 준비 자료와 검수 기준을 확인하세요.
핵심 정리
- ERP의 주문번호·수량·약속 납기는 가져오고, 지연 사유·담당자·다음 확인일은 해당 주문에 연결해 기록합니다.
- API와 파일 방식의 지원 범위, 갱신 주기와 비용을 확인한 뒤 연동 방식을 정합니다.
- 수량 변경·주문 취소·재업로드·연동 실패를 검수하고, 중복 입력과 새로 생기는 작업을 함께 확인합니다.
ERP에서 주문을 내려받아 납기표에 붙여넣고 있다면, 먼저 반복해서 옮기는 항목부터 정리해보세요. 주문번호·수량·약속 납기는 가져오고, 지연 사유와 다음 확인일은 해당 주문에 연결해 기록하는 구조를 검토할 수 있습니다.
이 글에서는 기존 ERP를 유지하면서 주문 정보를 가져오는 납기 관리 화면을 만드는 경우를 예로 들어, 줄일 수 있는 입력과 연동 전에 확인할 조건을 설명합니다.
가져올 정보와 직접 기록할 정보를 정합니다
현재 납기표의 열을 기준으로 각 정보의 원본과 수정 위치를 정합니다. 아래는 ERP에서 주문을 관리하고 별도 화면에서 납기 확인 업무를 처리하는 가상 설계 예시입니다.
| 항목 | 가져오거나 기록하는 방법 | 수정할 위치 |
|---|---|---|
| 주문번호·주문 행 번호 | ERP에서 가져와 같은 주문의 품목 행을 구분 | ERP |
| 품목·주문 수량·약속 납기 | ERP에서 가져와 갱신 | ERP |
| 지연 사유·확인 담당자 | 납기 확인 중 직접 기록 | 납기 관리 화면 |
| 다음 확인일 | 담당자가 후속 확인 일정을 기록 | 납기 관리 화면 |
| 고객 협의 내용 | 안내한 내용과 협의 결과를 기록 | 합의한 업무 화면 |
이미 ERP에서 관리하는 지연 사유나 담당자 정보가 있다면 그 항목도 가져올 수 있는지 확인합니다. 같은 값을 두 곳에서 수정하지 않도록 항목별 기준을 정하는 것이 핵심입니다.
주문번호 하나에 여러 품목이나 분할 납품 일정이 있다면 각각을 구분할 기준도 필요합니다. 엑셀의 행 순서나 품목명만으로 연결하면 정렬이 바뀌거나 같은 품목을 다시 주문했을 때 기록이 잘못 붙을 수 있습니다.
주문 정보가 갱신돼도 납기 확인 기록은 유지합니다
ERP에서 가져오는 값과 실무자가 기록하는 값을 구분해 저장하면, 주문 수량이 바뀌어도 해당 주문에 남긴 지연 사유와 다음 확인일을 유지할 수 있습니다.
예를 들어 주문 수량이 100개에서 120개로 바뀌면 새 수량과 변경 표시를 보여주고, 기존 납기 확인 메모를 함께 남깁니다. 담당자는 늘어난 수량을 기존 일정에 처리할 수 있는지 다시 확인합니다.
취소된 주문은 후속 확인 대상에서 제외하되 기존 협의 이력을 확인할 수 있도록 처리할 수 있습니다. 가져온 파일에 주문이 없다는 이유만으로 취소 처리해서는 안 됩니다. 조회 기간이나 필터 때문에 빠진 것인지, 취소 상태가 전달된 것인지 구분해야 합니다.
API와 파일 방식 중 가능한 연결 방법을 확인합니다
기존 ERP가 제공하는 기능과 접근 조건에 따라 연결 방식을 정합니다.
| 확인 항목 | API 연동 | 엑셀·CSV 파일 가져오기 |
|---|---|---|
| 지원 조건 | 필요한 주문 항목을 조회할 API와 권한 | 주문 목록을 일정한 형식으로 내보내는 기능 |
| 갱신 과정 | 합의한 주기로 주문 정보를 조회 | 담당자가 파일을 내려받아 업로드 |
| 실무자 작업 | 실패·변경 등 확인이 필요한 건 처리 | 파일 추출·업로드와 처리 결과 확인 |
| 사전 확인 | 이용료, 호출 제한, 시험 환경 | 열 구성, 주문 식별값, 날짜·수량 형식 |
API를 쓸 수 있어도 업무에 필요한 항목을 모두 제공하는지는 별도로 확인해야 합니다. 주문 목록 조회가 가능해도 취소 상태나 개별 품목 행을 구분하는 값이 빠질 수 있습니다.
파일 방식은 파일을 만들고 올리는 작업이 남습니다. 한 번 가져온 주문을 다시 올렸을 때 기존 정보가 갱신되고, 같은 주문이 중복 생성되지 않도록 처리 기준을 정합니다.
어느 방식이든 자료의 기준 시점과 마지막 정상 갱신 시각을 표시해야 합니다. 매일 오전에 올린 파일이라면 그 이후 ERP에서 변경된 내용은 다음 업로드 전까지 반영되지 않습니다. 업무에서 허용할 수 있는 갱신 간격을 먼저 정하고, ERP 공급사의 지원 범위와 추가 비용을 확인하세요.
실무자가 줄일 수 있는 작업과 계속 맡을 일을 확인합니다
구축 범위를 정할 때는 새 화면을 사용하는 하루의 업무를 따라가 봅니다.
| 현재 작업 | 구축 후 처리할 방식의 예 |
|---|---|
| ERP의 주문 수량·납기를 납기표에 복사 | 주문 정보를 가져와 해당 항목 갱신 |
| 새 파일에 기존 지연 사유와 메모 옮기기 | 주문에 연결된 기록 유지 |
| 오늘 다시 확인할 주문 찾기 | 다음 확인일 기준으로 목록 조회 |
| 공급사에 일정 확인하고 생산 순서 협의 | 담당자가 확인·협의 후 결과 기록 |
| 고객에게 변경 납기 안내 | 담당자가 일정을 검토·확정한 뒤 안내 |
첫 범위는 ‘주문 정보 가져오기, 확인 기록 유지, 다음 확인일 목록’으로 정할 수 있습니다. 알림이 필요하다면 ‘오늘까지 확인할 주문 중 확인 완료 기록이 없는 건’처럼 조건과 수신 담당자를 정합니다. 취소·완료된 주문을 제외하는 조건도 함께 넣습니다.
이 구조는 정해진 항목과 조건에 따른 연동·알림으로 구현할 수 있습니다. 고객에게 약속할 납기와 생산 우선순위는 담당자가 판단합니다.
검수는 변경된 주문을 다시 가져오면서 진행합니다
정상 주문 한 건을 가져온 뒤 수량 변경, 취소, 재업로드 상황을 차례로 확인합니다.
- 수량·납기 변경: ERP에서 바꾼 값이 합의한 갱신 주기 안에 반영되고, 기존 지연 사유와 확인 메모가 유지되는지 확인합니다.
- 여러 품목·분할 납품: 같은 주문의 각 행이 정확히 연결되고 다른 행의 기록을 덮어쓰지 않는지 확인합니다.
- 취소·완료: 후속 확인과 알림 대상에서 빠지고, 이전 기록은 조회할 수 있는지 확인합니다.
- 같은 파일 재업로드: 주문이나 알림이 중복 생성되지 않는지 확인합니다.
- 잘못된 자료: 필수 식별값이 없거나 날짜 형식이 잘못됐을 때 실패한 항목과 처리 결과를 확인할 수 있는지 봅니다.
- 연동 실패: 최신 자료로 오인하지 않도록 마지막 정상 갱신 시각과 실패 상태가 표시되고, 복구 후 누락된 변경이 반영되는지 확인합니다.
도입 전후에는 비슷한 주문량을 기준으로 복사·수정 횟수와 확인 시간을 기록합니다. 파일 업로드나 실패 확인처럼 새로 생기는 작업도 함께 계산해야 실제 업무 부담이 어떻게 달라졌는지 판단할 수 있습니다.
상담 전에 납기표와 주문 내보내기 항목을 준비하세요
첫 범위를 검토할 때는 다음 자료가 도움이 됩니다.
- 현재 납기표의 열 이름과 각 항목을 수정하는 담당자
- ERP 제품명과 버전, 주문 내보내기 파일의 열 구성
- 주문 변경·취소·분할 납품을 처리하는 방식
- 주문 정보를 얼마나 자주 갱신해야 하는지
샘플 자료는 고객명·연락처·거래 금액 등 민감한 값을 가상 값으로 바꾸되, 주문과 품목 행이 연결되는 구조는 유지하면 됩니다. API 지원 여부를 아직 몰라도 현재 사용하는 ERP와 파일 형식부터 확인할 수 있습니다.
앞선시스템즈는 이 자료를 바탕으로 가져올 항목, 기록할 화면, 연동 조건과 검수 기준을 정합니다. 수주·납기 관리 구축 서비스에서 적용 범위를 살펴보거나, 프로젝트 상담에 반복해서 옮기는 항목과 현재 쓰는 ERP를 알려주세요.