납기 하나 답하려고 여러 부서에 물어보는 일을 줄이려면
영업이 구매·생산 담당자에게 따로 묻던 납기 확인 업무를 어떻게 바꿀까요? 주문별 진행 상황, 확인할 문제와 다음 조치를 연결하는 방법을 설명합니다.
핵심 정리
- 영업이 주문을 열면 자재·생산·출하 계획과 마지막 확인 시점을 함께 볼 수 있도록 설계합니다.
- 각 부서는 자신이 맡은 정보를 갱신하고, 영업은 바뀐 내용이나 미확인 항목을 중심으로 문의합니다.
- 납기 확정과 고객 안내는 담당자가 맡고, 시스템은 확인할 근거와 변경 이력을 모읍니다.
고객이 주문한 제품을 언제 받을 수 있는지 묻습니다. 영업 담당자는 구매 담당자에게 자재 입고일을 묻고, 생산 담당자에게 작업 가능일을 확인합니다. 답변을 기다리는 동안 다른 주문을 처리하다가, 받은 내용을 다시 모아 고객에게 연락합니다.
이 업무를 효율화하려면 주문을 기준으로 현재 계획과 확인이 필요한 항목을 함께 볼 수 있어야 합니다. 담당자가 이미 확인한 내용을 다시 전달하는 일을 줄이고, 일정이 바뀌었거나 판단이 필요한 건에 집중하도록 만드는 것입니다.
아래는 주문별 납기 검토 업무를 재설계하는 가상 예시입니다. 실제로 줄일 수 있는 확인 작업은 회사가 기록하는 정보와 갱신 방식에 따라 달라집니다.
지금 납기를 답하는 과정을 한 건씩 따라갑니다
‘납기 관리가 어렵다’는 말만으로는 어디부터 바꿀지 정하기 어렵습니다. 최근 고객 문의 한 건을 놓고 어떤 정보를 누구에게 물었는지 적어봅니다.
| 확인할 내용 | 현재 확인 방법의 예 | 새 업무에서 확인할 위치 |
|---|---|---|
| 고객 요청일과 주문 수량 | 영업 파일·메일 검색 | 주문 상세 |
| 부족 자재와 입고 계획 | 구매 담당자에게 연락 | 해당 주문의 자재·구매 현황 |
| 생산 가능 일정 | 생산 담당자에게 연락 | 담당자가 검토한 생산 계획 |
| 고객에게 안내한 날짜 | 개인 메일·메신저 검색 | 주문의 안내 기록 |
같은 내용을 두 번 묻는 이유가 기록을 찾기 어려워서인지, 기록 자체가 없어서인지 구분합니다. 이미 ERP에 있는 값은 연동 가능성을 확인하고, 담당자만 알고 있는 일정은 업무 중 기록할 위치를 만듭니다.
담당자가 답한 내용을 다음 사람도 볼 수 있게 합니다
구매 담당자가 공급사에 입고일을 확인했다면 해당 발주나 자재에 날짜와 확인 시점을 기록합니다. 생산 담당자는 그 정보를 보고 검토한 일정을 남깁니다. 영업은 주문에서 두 정보를 함께 확인합니다.
- 주문 열기요청일 · 수량 확인
- 최신 기록 보기입고 · 생산 · 출하 계획
- 미확인 건 문의변경·누락된 정보 확인
- 고객에게 안내안내한 일정과 근거 기록
정보에는 날짜만 있으면 부족합니다. ‘입고 예정 18일’이 공급사 확인값인지, 구매 담당자의 예상인지 구분해야 합니다. 마지막 확인 시각과 확인자를 함께 남기면 영업이 어느 수준으로 믿고 답할지 판단할 수 있습니다.
정보가 바뀌면 관련 주문을 다시 검토하도록 표시하는 기능도 범위에 넣을 수 있습니다. 이때 자재와 주문을 연결할 기준이 필요합니다. 연결 자료가 없다면 첫 구축에서 납기 검토 메모와 담당자 기록부터 정리할 수 있습니다.
실제로 줄어드는 작업과 남는 일을 구분합니다
시스템을 도입해도 공급사와 협의하거나 생산 순서를 결정하는 일은 남습니다. 줄이려는 것은 확인한 내용을 여러 사람에게 반복해서 전달하고, 서로 다른 파일을 찾아 합치는 작업입니다.
| 줄일 수 있는 작업 | 담당자가 계속 해야 하는 일 |
|---|---|
| 같은 주문 정보를 여러 파일에서 찾기 | 공급사와 실제 입고일 협의 |
| 이미 확인한 일정을 다시 질문하기 | 생산 순서·설비·인력 조정 |
| 답변 내용을 개인 메모에 다시 정리하기 | 고객에게 약속할 일정 판단 |
| 이전에 안내한 날짜를 메일에서 찾기 | 일정 변경 설명과 고객 협의 |
구매 담당자가 기존 ERP와 새 화면에 입고일을 각각 입력해야 한다면 그 부담도 함께 봐야 합니다. 어느 곳을 기준으로 수정하고 다른 화면에서는 어떻게 읽을지 정합니다. ERP 연동 방법에서 이 구조를 설명합니다.
고객 요청일과 회사 계획은 따로 둡니다
고객이 20일 출하를 요청했지만 현재 검토한 계획은 22일이라면 두 날짜를 함께 보여줍니다. 요청일을 22일로 덮어쓰면 고객 요구와 계획 사이의 차이가 사라집니다.
가상 주문 SO-201을 생각해보겠습니다. 구매 담당자는 주요 자재가 18일 입고 예정이라고 기록했고, 생산 담당자는 입고 검사 후 22일 출하가 가능하다고 검토했습니다. 영업은 그 근거를 확인해 고객과 일정을 협의하고 안내 결과를 남깁니다.
며칠 뒤 입고 예정일이 바뀌면 SO-201을 다시 검토할 대상으로 표시합니다. 시스템이 새로운 납기를 임의로 고객에게 약속하지는 않습니다. 담당자가 생산·검사·출하 조건을 확인해 계획을 수정하고 고객에게 연락합니다.
첫 구축은 한 종류의 납기 문의로 검증합니다
모든 제품의 생산 계획을 한 번에 자동 계산하려고 하면 범위가 커집니다. 먼저 영업이 자주 받는 납기 문의와 관련 부서의 기록을 연결해볼 수 있습니다.
고객은 최근 주문 표본, 사용하는 ERP·엑셀, 일정 확인 담당자와 자주 바뀌는 항목을 알려줍니다. 앞선시스템즈는 주문 조회 화면, 부서별 기록 항목, 변경 이력과 권한을 정하고 실제 업무 한 건으로 검수합니다.
검수에서는 정상 주문과 함께 입고일 미확정, 자재 일부 입고, 고객 요청일 변경 등의 상황을 확인합니다. 모르는 값을 확정된 값처럼 표시하지 않는지가 중요합니다.
개선 효과는 답변 과정에서 확인합니다
도입 전후에 유사한 납기 문의를 골라 다음 항목을 기록합니다.
- 고객 문의부터 답변까지 걸린 시간과 그중 담당자의 실제 작업 시간
- 주문 한 건을 답하기 위해 연락한 횟수
- 이미 기록한 내용을 다시 확인한 횟수
- 오래된 정보를 참고해 재안내한 건수
단순한 재고품 주문과 복잡한 생산 주문을 섞어 평균만 비교하면 차이를 해석하기 어렵습니다. 주문 유형을 나눠 보고, 업무 기록을 갱신하는 데 새로 드는 시간도 함께 확인합니다.
자주 묻는 질문
담당자가 정보를 입력하지 않으면 소용없는 것 아닌가요?
맞습니다. 정보를 언제 누가 갱신하는지 정해야 합니다. 입고일을 확인하거나 계획을 바꾸는 화면에서 바로 기록하도록 설계합니다. 오래된 기록을 구분하는 표시도 필요합니다.
자동으로 납기를 계산해줄 수도 있나요?
자재, 공정, 설비와 작업 일정 등 계산에 필요한 자료와 기준이 있다면 검토할 수 있습니다. 첫 구축에서는 담당자가 검토한 계획을 공유하고 변경을 추적하는 범위로 시작할 수도 있습니다. 두 범위는 필요한 데이터와 검수 기준이 다릅니다.
프로젝트 상담에 최근 납기를 답하기 위해 여러 부서에 확인했던 주문 한 건을 설명해주세요. 반복해서 묻는 정보와 판단이 필요한 일을 나눠 첫 범위를 정합니다.